La dématérialisation en CUMA
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À la fois émettrices et destinataires de factures, les CUMA aussi devront suivre la marche de la dématérialisation. Certaines CUMA tentent déjà l’expérience. La dématérialisation des factures est devenue obligatoire à partir du 1er janvier 2020 pour l’envoi de factures aux collectivités. Cette pratique s’étendra progressivement à tous types de structures professionnelles, y compris les CUMA.
À la fois émettrices et destinataires de factures, les CUMA aussi devront suivre la marche de la dématérialisation. Certaines CUMA tentent déjà l’expérience.
La dématérialisation des factures est devenue obligatoire à partir du 1er janvier 2020 pour l’envoi de factures aux collectivités. Cette pratique s’étendra progressivement à tous types de structures professionnelles, y compris les CUMA.
La numérisation va vite devenir un sujet central dans les cuma. Si le changement doit aussi opérer dans les cuma, le plus gros chamboulement risque d’avoir lieu lors de la réception des factures. Car pour le moment, rien n’est réellement numérisé. En effet, les CUMA transmettent sous format papier les factures classées à leurs comptables.
Une fois la dématérialisation actée, les trésoriers et président de CUMA n’auront plus qu’à consulter leurs factures via la plateforme ZenDoc. Celle-ci est en cours de déploiement. L’idée est que les responsables de CUMA puissent consulter les factures en même temps que le comptable. Une fois réglée, elle pourra être classée et rangée dans cette même plateforme. Cela permet a l’ensemble des adhérents de recevoir leurs factures en dématérialisées.
Le gros point noir actuellement réside dans la récupération des factures. En effet, les responsables de CUMA peinent parfois à retrouver toutes leurs factures car elles ont différents formats : pdf, mail, extranet ou encore papier. Et plusieurs personnes peuvent en avoir. Avec la dématérialisation, il n’y aura plus qu’un seul endroit pour récupérer ses factures, c’est une bonne chose.
Depuis un an déjà, leurs équipes alimentent cet espace sécurisé, auquel les CUMA auront bientôt accès. Elles pourront y retrouver, entre autres, les comptes annuels, les documents juridiques (statuts, règlement intérieur).
Plus globalement, la dématérialisation peut concerner tous les échanges entre la CUMA, ses adhérents, la fédération et l’AGC. Elle passe par le déploiement d’une plateforme en ligne, sécurisée et conforme à la réglementation, à savoir la gestion électronique des documents (GED). La FDCUMA et l’AGC sont là pour accompagner dans ces démarches.
Si votre CUMA souhaite mettre en place la facturation par voie dématérialisée, je vous conseille de prendre contact avec votre comptable. Cette transition vers la facturation électronique offre des avantages tels que le gain de temps, la facilité de stockage, la traçabilité des documents et la réduction de l’empreinte écologique
Dès lors qu’une CUMA décide d’envoyer par mail les factures à ses adhérents, ces derniers ne pourront pas s’opposer à ce mode d’envoi. Il est donc important pour chaque CUMA de s’assurer que ses adhérents soient en mesure de recevoir par mail les factures et de recueillir l’ensemble des adresses mails. Il n’est pas rare d’avoir des adhérents ne disposant pas d’adresse mail.
La mise à jour du fichier adhérent (coordonnées postales, téléphoniques et mails) est un préalable indispensable pour s’assurer que les factures seront bien envoyées à la bonne entreprise.
Deux notions sont à ajouter au Règlement Intérieur de votre CUMA:
- Un article indiquant la modification du mode d’envoi des factures ainsi que la date de mise en oeuvre
- Un article sur la protection des données personnelles de l’adhérent (RGPD).
La mise à jour du Règlement Intérieur peut se faire sous forme d’avenant qui doit être validé en Assemblée Générale.
La dématérialisation des factures est un processus qui va demander une modification des habitudes de fonctionnement. Nous encourageons donc les CUMA à anticiper cette obligation pour en faciliter la mise en place.